Pasākuma plānošana savai organizācijai ir saspringta un ļoti laikietilpīga. Labi organizēta darbība var palīdzēt mazināt stresu un ietaupīt laiku. Viens svarīgs aspekts, kas jāņem vērā, plānojot, ir ielūgums. Ielūgums informēs cilvēkus par gaidāmo notikumu un lūgs viņus apmeklēt. Bieži vien viņi par notikumu dzird pirmo reizi, tāpēc ir svarīgi uzaicinājumā norādīt visu informāciju.
Pamata ielūguma elementi
Pamatelementi, kas jāiekļauj ielūgumā, ir:
- Pasākumu rīkojošā organizācija
- Datums
- Laiks
- Norises vieta
- RSVP kontaktinformācija
- Pasākuma apmeklējuma cena
Ir svarīgi arī laicīgi nosūtīt ielūgumu. Tas nozīmē vismaz sešas līdz astoņas nedēļas pirms pasākuma. Tas dod viesiem laiku atbildēt un attiecīgi plānot.
Uzaicinājumu rakstīšana ziedojumu vākšanai
Izvēloties pareizo formulējumu, var iestatīt toni jūsu līdzekļu vākšanai un informēt viesus par pasākuma formalitāti un to, kas viņiem jāsagaida.
Ielūgumu vadlīnijas
Dažas vadlīnijas, kas jāņem vērā, rakstot uzaicinājumu:
- Noteikti skaidri norādiet, kurš no pasākuma iegūs.
- Ietveriet informāciju par pasākumu, piemēram, vai tiks pasniegtas vakariņas vai būs kases bārs.
- Noteikti piemini pasākuma formalitāti. Ja pasākums ir oficiāls pasākums, norādiet, ka tas ir melnā kaklasaite, lai viesi būtu informēti par ģērbšanās kodu.
- Vienmēr norādiet kontaktinformāciju, ja viesiem rodas kādi jautājumi.
- Ja pasākums notiek nepazīstamā vietā, apsveriet iespēju ielūgumā iekļaut norādes.
Citi apsvērumi
Dažas citas lietas, kas jāņem vērā, rakstot ielūgumu, ir:
- Tēma:Izvēlieties motīvu un iekļaujiet to ielūgumā. Piemēram, ja pasākums ir golfa izbrauciens, ielūgumam izmantojiet golfa tēmu.
- RSVP: Vienmēr iekļaujiet atbildes karti, ko viesi var nosūtīt atpakaļ. Kartē ir jābūt vietai, kur ierakstīt viesa vārdu un jebkuru maksājuma veidu, ja nepieciešams.
- Esi unikāls: Ja jūsu pasākumā ir kaut kas unikāls, norādiet to ielūgumā, lai piesaistītu viesus. Piemēram, var minēt kluso vai dzīvu izsoli vai ja ir īpaša izklaide.
Ielūguma formulējuma paraugs
Ir bezgalīgi daudz veidu, kā izteikt ielūgumu ziedojumu vākšanai. Lai uzrakstītu savu ielūgumu, varat izmantot šādus paraugus:
Paraugs 1
Ikgadējās cepuru pusdienas
Lūdzu, pievienojieties mums pēcpusdienas pusdienām
Atrašanās vietā
Datumā un laikā
Pusdienas tiks pasniegtas 13:00. ar bezmaksas vīnu
Balvas tiks pasniegtas par labāko cepuri
Autostāvvietas apkalpošana
$50 ziedojums gūs labumu organizācijai
Paraugs 2
Esi uzaicināts uz Notikuma nosaukums
Datums
Atrašanās vieta
18:00 Kokteiļi un uzkodas
Kases bārs
19:30. vakariņas
Klusā un dzīvā izsole
Black Tie Novērtēts
Gūt labumu ABC
Pavediniet viesus apmeklēt jūsu pasākumu
Atcerieties, ka ielūgums bieži vien ir pirmais, ko viesi redz, lai brīdinātu viņus par jūsu notikumu. Noteikti veltiet laiku, lai rūpīgi izvēlētos ielūgumu un noformulēt to skaidrā veidā, sniedzot viesiem konkrētu informāciju par to, ko sagaidīt. Veidojot ielūgumus uz līdzekļu vākšanu, vienmēr paturiet prātā toni, ko vēlaties iestatīt savam pasākumam, un atspoguļojiet to savā formulējumā. Esiet tik radošs, cik vēlaties, lai ievilinātu viesus apmeklēt jūsu līdzekļu vākšanas pasākumu un atbalstītu jūsu mērķi.
