Efektīvas brīvprātīgo komunikācijas uzturēšana ir būtiska katras bezpeļņas organizācijas panākumiem. Lai brīvprātīgie būtu enerģiski un iesaistīti viņu darbā, ir svarīgi informēt viņus par organizācijas vajadzībām, paust atzinību par viņu centieniem un pārliecināties, ka viņi saprot, cik svarīgs ir viņu ieguldījums. Efektīva komunikācija ir būtisks elements ilgstošu attiecību veidošanā ar brīvprātīgajiem.
Pievienojiet savai vietnei brīvprātīgo sadaļu
Brīvprātīgajiem paredzētas sadaļas pievienošana savai vietnei ir lielisks veids, kā sazināties ar esošajiem brīvprātīgajiem un piesaistīt jaunus. Izveidojot un uzturot brīvprātīgo komunikācijas centru savas grupas tīmekļa vietnē, jūs atvieglosit brīvprātīgajiem sekot līdzi organizācijā notiekošajam. Noteikti iekļaujiet attēlus vai videoklipus, kuros redzami brīvprātīgie darbībā (ar viņu atļauju). Varat arī publicēt tādas lietas kā brīvprātīgo iespējas, gaidāmās komitejas sanāksmes un citu informāciju, kas interesē brīvprātīgos. Atkarībā no tā, cik sarežģīta ir jūsu vietne, iespējams, varēsiet nodrošināt brīvprātīgajiem iespēju augšupielādēt dokumentus, izsekot viņu darba laikam vai skatīt mācību materiālus.
Iepazīstieties ar brīvprātīgajiem, izmantojot aptauju
Aptauja ir noderīgs saziņas rīks, lai iepazītu brīvprātīgos un uzzinātu, kā viņi vēlētos iesaistīties jūsu organizācijā. Apsveriet iespēju padarīt aptauju pieejamu, izmantojot savas vietnes brīvprātīgo sadaļu, vai iekļaut to e-pasta veidnē, kas tiek nosūtīta jaunajiem brīvprātīgajiem. Tajā vajadzētu būt tikai dažiem jautājumiem, kas ļaus jums iegūt priekšstatu par to, kāda veida brīvprātīgo aktivitātēs viņi vēlētos piedalīties un kādas prasmes viņiem ir. Lūdziet kādam pārskatīt rezultātus un pēc tam individuāli sazināties ar informāciju par komitejām vai projektiem, kas atbilst viņu interesēm. Ievietojiet šo informāciju brīvprātīgo datu bāzē, ko nākotnē varēs izmantot, lai informētu cilvēkus, kad kļūst pieejami jauni projekti.
Sazinieties ar brīvprātīgajiem, izmantojot sociālos medijus
Izmantojiet savas organizācijas sociālo mediju klātbūtni kā saziņas rīku, lai sazinātos ar brīvprātīgajiem un citām ieinteresēto personu grupām. Mudiniet brīvprātīgos sekot organizācijas sociālo mediju lapām un sniegt labvēlību, piemēram, sekojot viņiem atpakaļ Twitter vai Instagram. Publicējiet fotoattēlus un parakstus, kas izceļ jūsu grupas brīvprātīgo ieguldījumu, kā arī saites uz grupas atspoguļojumu plašsaziņas līdzekļos. Mudiniet brīvprātīgos sadarboties, komentējot un/vai kopīgojot organizācijas ziņas. Veiciniet brīvprātīgo iesaistīšanos organizācijas vispārējā saziņas pasākumos, izveidojot sociālo mediju komiteju, kas koordinētu vai palīdzētu publicēt ziņas sociālajos tīklos.
Publicēt brīvprātīgo informatīvo izdevumu
Daudzas bezpeļņas organizācijas katru mēnesi vai ceturksni izsūta biļetenu brīvprātīgajiem, kā arī ziedotājiem, finansēšanas aģentūrām, patērētāju ieteikumu avotiem un citām grupām. Biļetena izplatīšana ir lielisks veids, kā ieinteresētajām pusēm informēt par labdarības grupas nesenajiem sasniegumiem, pašreizējiem projektiem un nākotnes mērķiem. Tas ir arī lielisks līdzeklis izcilu brīvprātīgo ieguldījumu atzīšanai. Atkarībā no tā, kas ir jūsu brīvprātīgie un citas ieinteresētās puses, iespējams, jums būs jāizdrukā un jānosūta informatīvais izdevums, vai arī jūs labāk apkalpos elektroniskais biļetens. Apsveriet iespēju uzaicināt ieinteresētās personas abonēt vēlamo piegādes iespēju.
Uzturēt individuālu kontaktu
Kad runa ir par attiecību veidošanu ar brīvprātīgajiem, nevar aizstāt personisku kontaktu ar personām, kuras dāsni ziedo savu laiku un talantus jūsu organizācijai. Ieteicams periodiski ieplānot klātienes tikšanās ar brīvprātīgajiem, kuri ieņem priekšsēdētāju amatus vai pilda citas svarīgas lomas, kas ļauj jūsu labdarības grupai paveikt savu misiju. Periodiska brīvprātīgo zvanīšana, lai reģistrētos, var būt efektīvs veids, kā uzturēt individuālu kontaktu, neprasot viņiem atvēlēt laiku oficiālai, klātienes diskusijai vai video konferencei. Izpilddirektors varētu arī iestatīt tērzēšanas laikus, kad brīvprātīgie tiek mudināti piestāt vai piezvanīt, lai izveidotu personisku savienojumu.
Sazinieties, izmantojot komitejas sanāksmes
Brīvprātīgo komiteju sanāksmes var būt būtiskas visu veidu projektu panākumiem. Kad sākas jauns projekts, ieteicams noturēt tikšanos ar tiem, kas interesējas par brīvprātīgo darbu, lai viņiem būtu iespēja uzzināt vairāk par to, kāda veida lomas ir pieejamas un kādu laiku katrai varētu būt nepieciešama. Kad komiteja ir izveidota īpašam projektam vai pastāvīgai darba grupai, regulāras sanāksmes joprojām ir svarīgas, lai vadītu procesu un uzturētu efektīvu brīvprātīgo saziņu. Vislabāk ir izveidot noteiktu sanāksmju grafiku, piemēram, katra mēneša trešajā otrdienā, lai brīvprātīgie varētu iepriekš sastādīt plānus.
Lūdziet brīvprātīgajiem sniegt atsauksmes
Saziņai ir jāplūst abos virzienos. Tikpat svarīgi ir mudināt brīvprātīgos dalīties savās domās un idejās ar organizāciju un tās vadītājiem, kā arī nodrošināt informācijas plūsmu līdz brīvprātīgajiem. Ir daudzi veidi, kā atvieglot brīvprātīgajiem sniegt atsauksmes vai dalīties ar ieteikumiem. Ja brīvprātīgie regulāri ierodas birojā, izveidojiet ieteikumu lodziņu. Vai arī iestatiet feedback@ e-pasta adresi, ko brīvprātīgie var izmantot jebkurā laikā. Ieteicams arī pierast atlicināt laiku, lai cilvēki varētu dalīties ar atsauksmēm un ieteikumiem par sanāksmju darba kārtību. Jūs pat varat periodiski uzņemt fokusa grupas, lai izpētītu un apspriestu atsauksmes. Svarīgi ir tas, ka brīvprātīgajiem ir viegli sniegt atsauksmes.
Rīkojiet sociālās sapulces brīvprātīgajiem
Sniedziet iespēju brīvprātīgajiem sazināties vienam ar otru, izmantojot saviesīgus pasākumus, kas nav saistīti ar lūgumiem ziedot laiku vai naudu. Apsveriet iespēju periodiski uzņemt tikai brīvprātīgajiem mikseri savā birojā vai valdes locekļa vai komitejas priekšsēdētāja mājās. Uzaiciniet visus, kas ir pieteikušies brīvprātīgi noteiktā laika posmā. Atkarībā no jūsu organizācijas budžeta jūs varat nodrošināt atspirdzinājumus vai arī labāk ir ieplānot m altīti. Galvenais ir nodrošināt veidu, kā cilvēki, kuriem ir kopīga interese par jūsu organizāciju, varētu viens otru iepazīt un sākt veidot attiecības. Galu galā jūsu brīvprātīgie, visticamāk, paliks saistīti ar organizāciju, ja tajā būs iesaistīti arī viņu draugi.
Atzīt brīvprātīgo centienus
Pārliecinieties, ka brīvprātīgie tiek atzīti par svarīgo lomu, ko viņi plāno, ļaujot jūsu organizācijai izpildīt savu misiju vai kā citādi palīdzēt svarīgiem mērķiem. Pārliecinieties, ka, publiski pieminot organizāciju, tiek atpazīti brīvprātīgie, nevis pārāk daudz koncentrējoties uz izpilddirektoru vai citiem darbiniekiem. Piemēram, meklējot organizācijas publicitāti, palūdziet plašsaziņas līdzekļu locekļiem vai emuāru autoriem intervēt ne tikai darbiniekus, bet arī komiteju priekšsēdētājus vai valdes locekļus. Publicējot fotogrāfijas no organizācijas aktivitātēm, izvēlieties attēlus, kuros redzami brīvprātīgie. Veicinot īpašu pasākumu līdzekļu vākšanu, apsveriet iespēju paziņojumā norādīt komitejas locekļu vārdus.
Formāli izteikt atzinību brīvprātīgajiem
Atzinība ir svarīga, taču svarīga ir arī atzinība. Noteikti sakiet paldies brīvprātīgajiem gan klātienē, gan ar formālu pateicības piezīmēm. Apsveriet iespēju vismaz reizi gadā rīkot brīvprātīgo pateicības pasākumu, piemēram, pusdienas tikai brīvprātīgajiem vai citu sanāksmi, kas ietver brīvprātīgo pateicības runu un pakalpojumu balvas. Nodrošiniet plāksnītes vai citus apbalvojumus brīvprātīgajiem, kuri ir devuši īpaši nozīmīgu ieguldījumu grupā vai ir ilgstoši atbalstītāji. Apsveriet vairāku gadu dienesta balvas par galvenajiem pagrieziena punktiem, kā arī papīra atzinības sertifikātus visiem brīvprātīgajiem.
Izmantojiet dažādus brīvprātīgo saziņas rīkus
Jebkurai organizācijai, kas paļaujas uz brīvprātīgo pakalpojumiem, ir jāveic pasākumi, lai iesaistītu un noturētu tos, kuri dalās ar savu laiku un talantu, un piesaistītu jaunus cilvēkus, lai palīdzētu. Nekas nevar aizstāt efektīvu saziņu ar brīvprātīgajiem. Izmantojot dažādus saziņas rīkus, jūs varēsit izveidot un iesaistīt spēcīgu brīvprātīgo komandu, kas ir uzticīga jūsu organizācijai. Izmantojot efektīvu brīvprātīgo saziņu, jūs varēsit izkopt stabilas attiecības ar personām, kuras, visticamāk, turpinās sadarboties ar jūsu labdarības organizāciju vēl daudzus gadus.
