Lai gan visās biznesa konferencēs parasti piedalās dažādi runātāji, kas apspriež dalībniekus interesējošās tēmas, labākajos pasākumos ir iekļauta virkne dažāda veida aktivitāšu. Pārliecinieties, ka nākamais plānotais pasākums ir veiksmīgs, iekļaujot iespējas, kas patiks visiem mērķauditorijas segmentiem.
Galvenie skaļruņi
Galvenie runātāji var būt liels konferenču apmeklētāju piesaiste. Tās parasti ir vispārīgas sesijas prezentācijas, kas nozīmē, ka tajā pašā laikā nav citu runātāju, kas netur sesijas. Tēmas parasti pārsniedz standarta profesionālās izaugsmes tarifus, piedāvājot iedvesmu vai unikālus ieskatus. Lai gan galvenos prezentētājus var ieplānot jebkurā laikā, viņi bieži tiek rezervēti konferences pirmajai un pēdējai sesijai.
Atkarībā no pasākuma lieluma un budžeta dažas grupas par galvenajiem runātājiem ieceļ slavenības vai citas augsta līmeņa personas. Piemēram, Dens Raters bija galvenais lektors HR Florida 2016. gadā, un Malala Jusafzai uzstāsies Human Resource Management (SHRM) 2018. gada konferencē un izstādē. Mazākas organizācijas šīm sesijām bieži rezervē vietējās slavenības vai motivējošus lektorus. Galvenos runātājus varat atrast, izmantojot tādas organizācijas kā National Speakers Association vai Big Speak.
Izlaušanās sesijas
Izlaušanās sesijas ir izglītojošas programmas, kas notiek visas dienas garumā biznesa konferenču pasākumos. Vienlaikus ir ieplānota vairāk nekā viena sesija, lai dalībnieki varētu izvēlēties no dažādām tēmām, lai viņi varētu pielāgot savu grafiku. Apsveriet iespēju rezervēt veiksmīgus savas jomas profesionāļus, nozares konsultantus un pasniedzējus, valsts aģentūru pārstāvjus un citus ekspertus uz galveno sarunu vietu. Apsveriet iespēju savas organizācijas vietnē uzaicināt runātājus, lai mudinātu cilvēkus, kuri ir ieinteresēti piedalīties, iesniegt priekšlikumus.
Plānojot runātāju izcelsmi, ir svarīgi piedāvāt plašu tēmu klāstu un izkliedēt tēmas tā, lai cilvēki varētu apmeklēt programmas, kas atbilst viņu interesēm. Piemēram, ja jums ir divi ar grāmatvedību saistīti lektori, ieplānojiet tos dažādos laikos, lai cilvēkiem, kurus visvairāk interesē grāmatvedība, būtu iespēja apmeklēt abus. Piedāvājiet vienlaikus ļoti dažādas tēmas, piemēram, mārketingu vai klientu apkalpošanu, lai apmeklētājiem, kurus neinteresē grāmatvedība, būtu arī no kā izvēlēties.
Prāta Vētras Sesijas
Viens no lielākajiem ieguvumiem, apmeklējot konferences, ir iespēja satikties un sazināties ar līdzīgi domājošiem profesionāļiem. Apsveriet iespēju darba kārtībā atlicināt laiku prāta vētras sesijām, kas attiecas uz konkrētām tēmām. Piemēram, varat bloķēt dažas izdalīšanās sesijas, lai tās būtu apaļā galda diskusijas par apmeklētājiem aktuālām tēmām. Varat arī izraudzīties sēdvietas pasākuma norises vietas vestibilā, lai tās atvēlētu īpašu interešu diskusijām dažādos dienas laikos. Dalībnieki, kuri vēlas uzzināt vairāk par to, ko citi domā par norādītajām tēmām, novērtēs iespēju piedalīties kaut kā šim.
Mazumtirdzniecība
Konferencēs bieži tiek piedāvāti pārnēsājami mazumtirdzniecības veikali, kuros apmeklētāji var iegādāties sponsorējošās asociācijas piedāvātās zīmola preces, piemēram, t-kreklus, pildspalvas, portfeļus un daudz ko citu. Šajās mazumtirdzniecības vietās parasti ir arī grāmatas, ko rakstījuši autori, kuri uzstājas pasākumā. Ja jūsu grupa nevar ieguldīt lielu krājumu apjomā, vienkārši nodrošiniet dažus eksponātus, ko dalībnieki var pasūtīt pasākumā, lai jūs tos nosūtītu uz viņu mājām vai biroju. Viņi, iespējams, novērtēs to, ka nav jānēsā līdzi vai jāiepako preces, lai ņemtu līdzi mājās, tāpēc, iespējams, šādi pārdodat vēl vairāk.
Grāmatu paraksti
Runājot par autoriem, ir laba ideja ieplānot grāmatu parakstīšanu runātājiem, kuri ir izdevuši grāmatas pasākuma laikā. Parasti vislabāk ir organizēt konkrēta autora grāmatas parakstīšanu uzreiz pēc personas runas, jo apmeklētāji, kuri ir satraukti par personas prezentāciju, var doties tieši uz parakstīšanu, lai iegādātos grāmatu, lai parakstītu. Tas var palīdzēt jūsu grupai palielināt grāmatu pārdošanu, un tas arī padara autoriem īpaši pievilcīgu iespēju uzstāties jūsu pasākumā.
Tirdzniecības izstāde
Lielākajā daļā biznesa konferenču ir iekļauta izstāžu daļa, kurā tiek atvēlēta vieta, kur pārdevēji un sponsori var izveidot kabīnes, lai apmaiņā pret maksu parādītu savus produktus un pakalpojumus. Nauda, kas tiek saņemta no maksas, kas saistīta ar dalību izstādēs, var palīdzēt segt kopējā pasākuma izmaksas, kā arī palīdzēt plānošanas organizācijai gūt ieņēmumus, lai atbalstītu savu darbību.
Dažām konferencēm izstāde ir atvērta visu laiku, savukārt citās izstādes stenda sadaļa ir pieejama apmeklētājiem tikai tajos laikos, kad sesijas nenotiek. Katram izstādes dalībniekam tiek piešķirta īpaša kabīnes telpa, kurā viņi uzstāda izstādes, reklamējot savus produktus un pakalpojumus. Viņi norīko komandas locekļus, lai apkalpotu kabīnes un sazinātos ar apmeklētājiem. Lielākā daļa izplata produktu literatūru un piedāvā kādas dāvanas (parasti reklāmas biznesa dāvanas vai uzkodas), kā arī vāc dalībnieku kontaktinformāciju, lai to turpmāk izmantotu mārketinga nolūkos.
Klusā izsole
Ja jūsu konference ir galvenais līdzekļu vākšana sponsorējošajai grupai vai citai asociācijai, apsveriet iespēju rīkot kluso izsoli. Tas ietver ziedoto priekšmetu vākšanu, par kuriem dalībnieki var solīt piedāvājumu noteiktā laika posmā konferences laikā. Kad solīšana ir beigusies, "uzvar" katras preces augstākais solītājs, kas nozīmē, ka viņš preci iegādāsies. Tie, kas iesaistās, izklaidējas iepirkšanās un sacīkstēs, it īpaši, ja viņi iegūst lieliskus darījumus un organizācija gūst papildu ieņēmumus no pasākuma.
Ēdiens: m altītes un uzkodas
Ēdiens ir svarīga jebkura konferences pasākuma sastāvdaļa! Iespējams, ka jums būs jāiegādājas ēdieni un uzkodas sanāksmju centrā, viesnīcā vai citā vietā, kur notiks pasākums. Ja pasākums sākas agri no rīta, jums vajadzētu ieplānot vieglas brokastis, pusdienas vai bufetes tipa pusdienas un pēcpusdienas uzkodas. Dažos pasākumos ietilpst arī vakara m altītes vienā vai vairākās naktīs, īpaši, ja notiek apbalvošanas ceremonija vai īpaša vakara galvenā prezentācija.
Pasūtot ēdienkarti, pārliecinieties, ka jums ir daudz dažādu iespēju, lai ņemtu vērā īpašos uztura ierobežojumus. Ja piedāvājat bufetes tipa ēdienus, pārliecinieties, ka ir izvēles iespējas cilvēkiem, kuri nevar (vai nevēlas) ēst, piemēram, lipekli, cukuru, kviešus, riekstus vai gaļu. Ir arī ieteicams, lai būtu pieejamas iespējas tiem, kas ievēro vegānu dzīvesveidu. Ja pasniedzat m altītes ar šķīvjiem, ļaujiet apmeklētājiem izvēlēties m altītes, kas atbilst viņu ēšanas veidam. Viens veids, kā to izdarīt, ir reģistrācijas veidlapā iekļaut sadaļu, kurā dalībnieki var norādīt uztura ierobežojumus vai veikt īpašus pasūtījumus.
Sākuma pieņemšana
Apsveriet konferences pirmajā vakarā rīkot svinīgu pieņemšanu, kas vērsta uz dalībnieku iesaistīšanu pasākumā un atbalstītāju (pārdevēju un sponsoru) popularizēšanu. Ideja ir rīkot jautru pasākumu, kuru cilvēki ar nepacietību gaidīs un kas dos viņiem iespēju strukturētā veidā sazināties ar citiem apmeklētājiem.
Šīs pieņemšanas bieži tiek rīkotas izstāžu zālē, sniedzot apmeklētājiem pirmo ieskatu izstādes dalībniekiem mierīgā vidē, kur tiek pasniegti ēdieni un dzērieni. Tas rada pievienotās vērtības ieguvumu pārdevējiem un sponsoriem, kuri maksā par izstāžu kabīnēm, jo šīs pieņemšanas parasti plaši apmeklē konferences dalībnieki.
Iespējams, varat atrast sponsoru, kas apņemas segt šāda veida pasākuma izmaksas apmaiņā pret reklāmas atlīdzību. Ja plānojat pasniegt alkoholu reģistratūrā, apsveriet iespēju katram apmeklētājam piešķirt noteiktu skaitu dzērienu biļešu, lai viņi varētu saņemt dažus dzērienus bez maksas. Tas palīdzēs kontrolēt izmaksas un samazināt arī citas iespējamās atbildības problēmas. Par pārtiku vai cita veida dzērieniem nevajadzētu iekasēt maksu.
Sociālie sakari
Ir ieteicams iekļaut papildu neformālus veidus, kā apmeklētāji var sazināties vienam ar otru un relaksēti socializēties. Piemēram, varat iekļaut tvītu, kas ļauj cilvēkiem sazināties ar jautru iemeslu, vienlaikus uzlabojot pasākuma sociālo mediju klātbūtni. Atlasiet pasākuma oficiālo atsauci, lai dalībnieki varētu dalīties pieredzē tiešsaistē.
Ir arī laba ideja ļaut dalībniekiem reģistrēties dalībai grupu pasākumos, par kuriem viņi maksātu paši, piemēram, m altītes noteikta veida restorānos ar runātājiem vai autoriem, kuru darbs pasākumā tiek izcelts., vai apskatīt vietējās apskates vietas. Tas ir īpaši izdevīgi cilvēkiem, kuri neierodas kopā ar citiem cilvēkiem, kurus viņi pazīst, jo tas viņiem sniedz iespēju iepazīt citus dalībniekus un iesaistīties vietējā apkaimē bez nepieciešamības pašiem doties ārā.
Izklaide
Izklaide var būt lieliska papildu funkcija lielām konferencēm, jo īpaši tām, kas ilgst vairākas dienas. Dažas vairāku dienu konferences ietver pasākumus pēc darba laika, piemēram, koncertus, komēdijas izrādes vai ballītes, kuras dalībnieki var apmeklēt. Dalībnieku ieejas maksa ir jāiekļauj kopējā pasākuma reģistrācijas maksā, lai gan, iespējams, jums vajadzētu arī ļaut viņiem iegādāties papildu biļetes tikai uz izklaidi orientētai daļai(-ām). Tādā veidā biznesa ceļotāji, kas ņem līdzi draugus vai ģimenes locekļus, var iekļaut savus ceļabiedrus šāda veida pasākumos.
Treniņu grupas
Var būt grūti sekot līdzi treniņu rutīnai, kad konferencē atrodaties ārpus pilsētas. Tas var būt noderīgi, ja pasākuma organizatori publicē organizēto grupu vingrinājumu aktivitāšu grafiku. Piemēram, varat likt kādam komitejas loceklim, kurš pārzina vietējo apkārtni, organizēt ikdienas pastaigas vai skrējienus, vai arī atvēlēt vietu pasākuma norises vietā, lai piedāvātu grupu fitnesa nodarbības tiem, kas vēlas piedalīties.
Attendee Door Balvas
Cilvēkiem patīk laimēt lietas, tāpēc var būt lieliski, ja pasākuma laikā dalībnieki var reģistrēties un laimēt durvju balvas. Varat iekļaut sponsorējošās organizācijas nodrošinātās durvju balvas, kā arī pārdevēju piedāvātās preces. Piemēram, dažas grupas var piešķirt naudas galveno balvu (ko finansē organizācija vai sponsors), kā arī mazākas balvas, ko ziedojuši izstādes dalībnieki.
Daudzas grupas pārvalda durvju balvu piešķiršanas procesu, nodrošinot dalībniekiem bingo kartes, kurās norādīts katra sponsora vārds vai vairāki pirmie pārdevēji, kuri reģistrējas un maksā. Apmeklētājiem jāapmeklē norādītās kabīnes, lai iegūtu unikālus zīmogus vai parakstus, pēc tam aizpildītās kartītes tiek ievadītas zīmējumā. Kartes tiek izvilktas iepriekš noteiktā laikā (parasti dienas beigās), un balvas tiek piešķirtas dalībniekiem, kas piedalās.
Dažos pasākumos pārdevēji, kuriem ir durvju balvas, tos piešķir, savācot vizītkartes no apmeklētājiem vai skenējot svītrkodus no viņu nozīmītēm.
Izstādes durvju balvas
Dažas grupas izstādes dalībniekiem piedāvā arī durvju balvas, lai vēl vairāk iesaistītu personas un uzņēmumus, kas sniedz finansiālu atbalstu konferencei. Viena no iespējām ir izlozēt viena vai divu izstādes dalībnieku vārdus, lai saņemtu brīvu vietu nākamā gada pasākumam. Varat arī apsvērt iespēju uzzīmēt pārdevēju pārstāvju vārdus, lai piešķirtu jautras balvas, kuras viņiem patiks saņemt. Viņi to novērtēs, un tas var palīdzēt mudināt savus darba devējus piedalīties nākamgad!
Novērtējumi
Ir svarīgi saņemt atsauksmes no šī gada apmeklētājiem, kā arī pārdevējiem un sponsoriem. Nodrošiniet iespēju ikvienam iesaistītajam aizpildīt novērtējuma veidlapu. Varat izplatīt papīra vērtējumus pasākumā vai pēcpārbaudē, dažu dienu laikā nosūtot aptauju. Neatkarīgi no tā, kā jūs lūdzat atsauksmes, ir svarīgi, lai jūs to darītu! Ir svarīgi arī klausīties! Publicējiet rezultātus un ņemiet vērā atsauksmes, kuras ņemat vērā, sākot plānot nākamā gada pasākumu.
Lai lieliska konference
Lai gan šis nav visaptverošs saraksts ar visiem iespējamiem pasākumiem, ko varētu iekļaut konferencē, tas ir lielisks sākumpunkts. Pārskatiet šīs idejas un mudiniet citus, kas ir iesaistīti jūsu nākamā pasākuma plānošanā, darīt to pašu. Izmantojiet apgūto, lai atlasītu dažas aktivitātes un kā sākumpunktu domātu par citām idejām, kas varētu palīdzēt padarīt jūsu pasākumu vēl pievilcīgāku jūsu mērķauditorijai. Ir daudz konferenču, tāpēc ir svarīgi veikt pasākumus, lai nodrošinātu, ka jūsējā nodrošina vērtīgas profesionālās izaugsmes iespējas un resursus, kā arī izklaidi.
