Iekšējo ieņēmumu dienesta (IRS) W-9 veidlapas nosaukums ir “Nodokļu maksātāja identifikācijas numura un sertifikāta pieprasījums”. Šis IRS dokuments ir izstrādāts, lai apkopotu nodokļu pamatinformāciju no noteiktiem nodokļu maksātājiem, kas var būt privātpersonas vai uzņēmumi.
Veidlapas W-9 mērķis
Pirmkārt un galvenokārt, W-9 sniedz uzņēmumam pamatinformāciju par nodokļu maksātājiem, ar kuriem tas veic darījumus. Tas ļauj viņiem ziņot par summu, kas samaksāta nodokļu maksātājam par pakalpojumiem, kas sniegti IRS. Amerikas Savienoto Valstu pilsoņiem un rezidentiem ārvalstniekiem, korporācijām, trastiem un cita veida uzņēmējdarbības vienībām, kuru ienākumi netiek ieturēti, ir jāaizpilda W-9, savukārt ārvalstniekiem nerezidentiem vai ārvalstu fiziskām personām būtu jāaizpilda W-8 veidlapa.
Ja nodokļu maksātājs neaizpilda un neatgriež W-9 vai norāda nepareizu vai nepilnīgu nodokļu maksātāja identifikācijas numuru (TIN), uz visiem nodokļu maksātājam izmaksātajiem līdzekļiem var tikt piemērots rezerves ieturējums. Šādā situācijā uzņēmums ieturētu 28% no ienākuma, kas pienākas nodokļu maksātājam, un ieturēto daļu nosūtītu Valsts ieņēmumu dienestam. Tas ir federālās aģentūras veids, kā nodrošināt atbilstošu nodokļu samaksu, pat ja nodokļu maksātājs nav pareizi identificēts.
Kad ir nepieciešami W-9?
Uzņēmumam ir jāsaņem W-9 no jebkuras personas vai uzņēmuma, par kuru tam būs jāiesniedz IRS informācijas deklarācija. Piemēram, uzņēmumam, kas nolīgst neatkarīgu darbuzņēmēju, lai izstrādātu uzņēmuma jauno vietni, visticamāk, būs jāiesniedz IRS veidlapa 1099-MISC, lai ziņotu, cik tas samaksājis tīmekļa dizainerim.
Lai iesniegtu pilnīgu 1099-MISC, uzņēmumam ir nepieciešama darbuzņēmēja identifikācijas informācija - nosaukums, TIN, adrese un tā tālāk. Uzņēmumam būs jāsavāc W-9 veidlapa no darbuzņēmēja, lai iegūtu šo informāciju. Tāpat uzņēmumi bieži pieprasīs W-9 veidlapas no korporatīvajiem piegādātājiem, lai tiem būtu informācija, kas tiem nepieciešama, lai ziņotu par uzņēmējdarbības izdevumiem, kā to pieprasa IRS.
W-9 ierakstu saglabāšana
Tāpat kā ar lielāko daļu nodokļu dokumentu, uzņēmumiem ir jāsaglabā visu W-9 veidlapu kopijas vismaz trīs gadus pēc pēdējās attiecīgās nodokļu deklarācijas iesniegšanas (vai deklarācijas izpildes datuma, ja tas ir vēlāks). Iepriekš minētajā piemērā, ja uzņēmums noslēdza līgumu ar tīmekļa dizaineru 2017. gadā un viņš pabeidza darbu pirms gada beigām, uzņēmumam ir jāsaglabā W-9 veidlapa vismaz līdz 2021. gada 16. aprīlim (pieņemot, ka uzņēmums ir iesniedzis 2017. gada nodokļu deklarācija 2018. gada 15. aprīlī).
Kā aizpildīt W-9 veidlapu
Faktiskais W-9 ir diezgan īss un samērā vienkāršs. Tas sastāv no trim galvenajām daļām: personas informācija, TIN un sertifikācija.
Personas informācijas sadaļa privātpersonām
1. rindiņā atsevišķiem nodokļu maksātājiem ir jānorāda savs vārds, uzvārds, kas norādīts nodokļu deklarācijā. Lai gan tie tehniski ir uzņēmējdarbības vienība, individuālajiem komersantiem šajā sadaļā ir jānorāda savs juridiskais nosaukums.
Individuālie uzņēmēji atkārto savu vārdu otrajā rindiņā, kas prasa "Uzņēmuma nosaukumu vai neievērotās vienības nosaukumu". Šeit viņi ievieto savu pilno vārdu un burtus DBA, kas apzīmē “uzņēmējdarbības veikšana kā”, kam seko fiktīvs uzņēmuma nosaukums, ja tāds ir. Piemēram, ja Džons Smits būtu uzņēmuma Speedy Plumbing vienīgais īpašnieks, viņš pirmo rindiņu aizpildītu kā Džons Smits un otro rindu kā John Smith DBA Speedy Plumbing.
Pēc tam nodokļu maksātājs atzīmē lodziņu “Privātpersona/individuālais īpašnieks”, kas atrodas zem nosaukuma rindiņām. Nodokļu maksātājam ir jānorāda arī sava pasta adrese 5. un 6. rindā. Klienta informāciju var iekļaut veidlapas labajā pusē šajā apgabalā, taču tā nav obligāta.
Personiskās informācijas sadaļa uzņēmumiem
Uzņēmumiem vai citām vienībām savs juridiskais nosaukums (tieši tā, kā tas ir norādīts nodokļu deklarācijā) ir jānorāda 1. rindiņā. Ja uzņēmumam ir arī tirdzniecības nosaukums vai DBA, tas tiek norādīts 2. rindiņā.
Pēc tam nodokļu maksātājs atzīmē izvēles rūtiņu, norādot, kā uzņēmējdarbības vienība ir klasificēta pēc tās juridiskās struktūras. Jums būs jānorāda, vai uzņēmums ir C korporācija, S korporācija, partnerība, sabiedrība ar ierobežotu atbildību (LLC) utt.
Ja uzņēmums ir viena dalībnieka LLC, atzīmējiet izvēles rūtiņu Privātpersona/Individuālais īpašnieks, nevis lodziņu SIA. LLC, kas ir izvēlējušās alternatīvu nodokļu veidu (piemēram, SIA, kas ir izvēlējies aplikt ar nodokli kā S Corporation), ievadīs nodokļu klasifikācijas kodu laukā blakus LLC izvēles rūtiņai, kā norādīts veidlapā.
Entītijas galvenā pasta adrese jānorāda 5. un 6. rindā. Klienta adresi var pievienot arī vietā pasta adreses sadaļas labajā pusē, taču tas nav obligāti.
Izņēmumi
Lielākā daļa nodokļu maksātāju atstās tukšas vietas 4. rindā. Pirmā atstarpe 4. rindā norāda, ka nodokļu maksātājs ir atbrīvots no rezerves ieturējuma. Privātpersonas un individuālie komersanti gandrīz nekad netiks atbrīvoti no rezerves ieturēšanas, taču noteiktās situācijās korporācijas ir atbrīvotas. Maksājuma saņēmēju kodi un apstākļi ir norādīti W-9 trešajā lapā. ja atbilstat kādam no šiem nosacījumiem, 4. rindas pirmajā vietā jāievieto atbilstošs koda numurs.
4. rindiņas FATCA sadaļa ir spēkā tikai tad, ja iesniedzat W-9 ārvalstu finanšu iestādei un esat atbrīvots no Ārvalstu kontu nodokļu atbilstības likuma (FATCA) ziņošanas. Šādā situācijā pārskatiet kodu un iemeslu sarakstu W-9 veidlapas trešajā lapā, lai noskaidrotu, vai atbilstat prasībām, un ievietojiet atbilstošo koda burtu FATCA laukā 4. rindiņā. Ja rodas šaubas, jautājiet finanšu iestādei, kas pieprasa veidlapu, vai jums ir jāaizpilda šī vieta.
Konta numura informācija
Personas informācijas sadaļas pēdējā rindiņa attiecas uz “konta numuriem”. Šeit nodokļu maksātājs uzskaita visus kontus, kas viņiem ir IRS, lai atmaksātu nodokļus vai priekšapmaksas par paredzamajām nodokļu saistībām. Šī informācija nav obligāta, un tā parasti ir jāatstāj tukša.
Nodokļu maksātāja identifikācijas numurs (TIN)
NĪN sadaļa ir jāaizpilda neatkarīgi no tā, vai nodokļu maksātājs ir fiziska persona, individuālais īpašnieks vai uzņēmējsabiedrība.
- Privātpersonas ievieto savu sociālās apdrošināšanas numuru veidlapas labajā pusē tam paredzētajās vietās.
- Individuālie uzņēmēji un viena dalībnieka LLC var izmantot vai nu savu sociālās apdrošināšanas numuru, vai darba devēja identifikācijas numuru (EIN), lai gan IRS dod priekšroku sociālās apdrošināšanas numuriem.
- Pat ja par uzņēmumu ir atbildīga konkrēta persona, cita veida uzņēmējdarbības vienības ievieto savu EIN paredzētajās vietās.
Sertifikācijas sadaļa
Šajā sadaļā nodokļu maksātājs paraksta veidlapu un apliecina, ka tajā ietvertā informācija ir patiesa. Ja nesniedzat vai apzināti iesniedzat nepatiesu informāciju, nodokļu maksātājs tiek sodīts.
W-9 atbilstība
Neatkarīgi no tā, vai esat neatkarīgs darbuzņēmējs vai uzņēmums, kas sniedz pakalpojumus klientam, vai arī esat uzņēmums, kas algo privātpersonas vai uzņēmējdarbības vienības, lai sniegtu pakalpojumus, W-9 veidlapas ir būtiskas nodokļu saistību izpildei. Ja jums ir īpaši apstākļi vai neesat pārliecināts, vai jums ir jāaizpilda vai jāpieprasa šī veidlapa, meklējiet profesionālu padomu no kvalificēta nodokļu speciālista.
